Instructeur: In deze
les gaan we het hebben over het uitpakken
en instellen van een printer of MFD, ook wel bekend als
een multifunctioneel apparaat.
In wezen is een printer een soort apparaat waarmee
je afbeeldingen op een stuk
papier kunt maken.
Dus als ik een document heb getypt
en ik wil het fysiek mee naar
huis kunnen nemen, dan kan
ik het afdrukken op een stuk papier en
dan heb ik die fysieke kopie
van iets in plaats van alleen
de digitale versie die op mijn
computer staat.
Ik denk dat de meesten van ons wel weten
wat een printer is, omdat
we er waarschijnlijk wel eens
een hebben gebruikt, thuis, op school of op kantoor.
Maar waar ik me in deze les echt op wil richten,
is hoe je die printer op de juiste
manier uitpakt en instelt.
Voordat je de printer uit de doos kunt halen,
moet je hem verplaatsen naar de locatie
waar je de printer wilt installeren.
Als je in een kantooromgeving
werkt, kunnen printers heel erg groot zijn.
Dit is niet de standaard kleine inkjetprinter
die je thuis hebt en die 20 kilo weegt.
In plaats daarvan kunnen sommige van deze
printers wel 100, 200 of zelfs 500 kilo wegen.
Sommige zien eruit als gigantische kopieermachines
en dit zijn multifunctionele apparaten
die kopiëren, scannen en printen
mogelijk maken.
Als je te maken hebt met een van deze grotere apparaten,
zul je een tweepersoonslift of een soort mechanische
dolly moeten gebruiken om je te helpen het apparaat
te verplaatsen naar de locatie waar je het gaat installeren.
Als je er eenmaal bent, is het niet zo eenvoudig
om de bovenkant van de doos te openen en de
printer eruit te halen, want nogmaals, als je te
maken hebt met een printer
die honderden kilo's weegt, kun je
hem niet zomaar uit de bovenkant
van de doos tillen.
Bij dit soort apparaten moet je dus de instructies
van de fabrikant raadplegen over hoe je de printer
uit de doos haalt voordat je begint met
het installatieproces.
Als je te maken hebt met een aantal van
deze grotere en zwaardere printers,
hebben ze de neiging om in dozen te worden
geplaatst die je langs de onderkant kunt
doorsnijden en dan de doos kunt optillen,
waardoor de printer op de vloer blijft staan.
Dan kunnen jij en een vriend met een tweepersoonslift
die printer oppakken en op de plek zetten
waar je hem gaat installeren.
Kijk bij het uitpakken van de printer
ook in de doos of er extra onderdelen, kabels,
documentatie of stuurprogramma's in zitten.
Vaak plaatsen fabrikanten al deze
dingen in het piepschuim
dat om de printer heen zit om ruimte te besparen
tijdens het transport.
Zodra je hebt vastgesteld dat
je alles uit de doos hebt gehaald,
wil je al het overtollige papier en de verpakking terug
in de doos doen en het naar je
afvalverwerkingsbedrijf brengen.
Nu moeten we niet alleen de printer
uit de doos halen en de doos weggooien, maar
ook de verpakkingsstrips van de printer
zelf verwijderen.
Binnen in een printer
zitten veel bewegende onderdelen,
waaronder een printkop
als we te maken hebben met een inkjetmodel
of de drum en tonercartridges als je te maken
hebt met een laserprinter.
In beide gevallen gebruikt
de fabrikant verpakkingsstrips
of sterke stukken tape om die onderdelen
op hun plaats te houden, zodat ze
tijdens het transport
niet verschuiven.
Als je de printer eruit haalt,
zit er normaal gesproken een stuk papier
bij waarop de locatie van
elk van deze verpakkingsstrips staat, zodat
je ze kunt vinden en eraf kunt trekken. Op
die manier kun je alle
verschillende onderdelen in de printer losmaken
en klaarmaken voor gebruik.
Ik wil nog een kanttekening plaatsen
bij een printer.
Als de doos met je printer
buiten heeft gestaan
of in een magazijn zonder airconditioning, en je
brengt hem nu naar je kantoorgebouw, dan
zal die doos behoorlijk warm zijn.
Nu waarschuw ik je hier
niet voor omdat het je handen
zal beschadigen, het is niet
dat soort hitte, maar omdat het een
warme temperatuur is, kan er condens
en vocht in of op de printer ontstaan
als je hem in de airconditioning zet.
Dus zodra je de printer uit de doos haalt,
moet je hem ongeveer
één tot twee uur in de kantooromgeving
laten staan in de airconditioning,
zodat hij kan acclimatiseren en de normale temperatuur kan bereiken zonder dat hij gaat zweten en condenseren.
Dit is veiliger voor de
printer en voorkomt problemen.
Zodra dat apparaat goed is geacclimatiseerd,
kun je beginnen met het installeren en aansluiten
van die printer op je netwerk.
Ook als je een apparaat hebt dat in
een erg koude ruimte heeft gestaan en
je brengt het nu naar een ruimte
op kamertemperatuur, kan dit
condensatie veroorzaken.
Dus nogmaals, je moet
het apparaat laten acclimatiseren
aan die omgeving voordat je het aansluit
op een stopcontact en het apparaat
van stroom voorziet.
Dus zodra je klaar bent met het uitpakken en laten
acclimatiseren van het apparaat, is het tijd om het in te stellen.
Als het gaat om het instellen van je printer,
moet je ervoor zorgen dat
je de juiste locatie kiest.
Het afdrukapparaat moet op een plek
staan waar je stroom hebt en als
het een netwerkprinter is, moet hij dicht genoeg
bij een netwerkaansluiting staan zodat je hem
kunt aansluiten.
Je wilt hem niet installeren
op een plek waar je lange kabels van een netwerkaansluiting
of een netsnoer naar die printer moet leggen, omdat deze kabels
een struikelgevaar kunnen vormen.
Wanneer je de printer instelt, moet je bovendien
bepalen waar hij komt te staan.
Als het echt een groot apparaat
is, kan het op de vloer staan
omdat er een standaard is ingebouwd.
Of als het iets is dat ongeveer 100 pond weegt, kun je
het op een bureau zetten, maar je moet
er wel voor zorgen dat dat bureau stabiel is en het
gewicht kan dragen van het
apparaat dat je erop wilt zetten.
Niet alle bureaus en archiefkasten
kunnen worden gebruikt om het gewicht van
een printer te dragen als een printer 100 of 200 kilo weegt.
Bij het kiezen van een locatie voor je printer wil
je er ook voor zorgen dat deze
in een goed geventileerde
ruimte staat, omdat je printer chemische stoffen
bevat wanneer hij afdrukt met
inkt of toner.
Je wilt er dus voor zorgen
dat je in een goed geventileerde
ruimte bent, zodat de chemicaliën en dampen die worden geproduceerd
uit de lucht kunnen worden gehaald en
niet door jou en je collega's worden ingeademd.
Daarnaast wil je ervoor zorgen dat de
printer op een plek staat die voor iedereen handig is.
Vooral als je in een kantoor
zit waar je één grote printer gebruikt
voor het hele kantoor, moet je ervoor
zorgen dat deze centraal staat.
Een van de vorige organisaties waar ik
werkte had bijvoorbeeld een printer voor elk kantoor.
In elk kantoor werkten zo'n 50 tot 100 mensen, dus we plaatsten
die in het midden van de kamer en zo kon iedereen gemakkelijk
zijn printopdrachten ophalen
bij die printer.
Als je zo'n apparaat op een centrale locatie
gaat gebruiken, is het ook goed
om een soort wachtrijsysteem voor afdrukken en verificatiesysteem
voor afdrukken te hebben, zodat je afdruktaken
naar de printer gaan en daar wachten om te worden
afgedrukt totdat je met een badge veegt
of een pincode invoert, zodat het apparaat weet dat je er bent en klaar om je afdruk te ontvangen.
Dit is iets waar je over na moet
denken vanuit een beveiligingsperspectief,
want als je documenten afdrukt die vertrouwelijke
informatie bevatten, wil je niet dat iemand
ze zomaar pakt en ermee wegloopt.
Waar je ook op moet letten bij
het kiezen van de juiste locatie
voor je printer, is dat hij niet in de weg
staat bij de in- en uitgang van je kantoor.
Over het algemeen zijn printers een
plek waar werknemers vaak samenkomen als
ze wachten op hun afdrukken of
als ze zich onder hun collega's begeven.
Dit kan een groot probleem worden
als je printer vlakbij de ingang of uitgang van
je kantoor staat, omdat dit de deuropeningen
kan blokkeren en het moeilijk kan maken
voor mensen om in of uit het kantoor te
komen.
Dus als je de juiste locatie voor je
printer aan het bepalen
bent, denk er dan aan dat je een centrale plek
wilt, maar niet in de weg van het normale
verkeer.
Probeer al deze dingen in gedachten te houden
bij het uitpakken van je printer en het
vinden van de juiste plek voor je
nieuwe apparaat.