Voice Over: In deze
les gaan we het hebben over scanservices.
Tot nu toe hebben we het
veel gehad over printers, maar we hebben
het niet echt gehad over
een aantal andere functies van deze MFD's die bekend staan als
multifunctionele apparaten. En de grootste daarvan
is de mogelijkheid om te scannen.
Met deze scanmogelijkheid kan je printer
in wezen worden gebruikt als kopieermachine of scanner, waar het
een fysiek stuk papier kan omzetten
in een digitale kopie als PDF of ander formaat, dat je vervolgens
op je systeem kunt bewerken.
Daarnaast hebben veel multifunctionele apparaten
ook een ingebouwd faxapparaat als je het apparaat
aansluit op een telefoonlijn, zodat het faxen
kan verzenden en ontvangen.
Tegenwoordig is faxen niet meer zo populair en in plaats
daarvan zullen de meeste mensen iets scannen
en het per e-mail versturen.
En dit brengt ons bij het gebruik van een scanner.
Een scanner is gewoon een apparaat voor digitale
beeldvorming dat ontworpen is om
computerbestanden te maken van
een echt object, meestal een plat
object zoals een stuk papier, een bonnetje,
een foto of een visitekaartje.
In zijn meest basale vorm
maakt een scanner gewoon een foto van dat voorwerp en creëert
het vervolgens als PDF, zodat je het op je desktop of laptop
kunt bewerken.
Maar veel scanners gebruiken ook iets dat OCR of optische
tekenherkenning wordt genoemd.
Deze OCR-software kan worden gebruikt om gescande tekst om te zetten
in digitale documenten die je vervolgens kunt bewerken
met een tekstverwerkingsprogramma.
Persoonlijk heb ik gemerkt dat
deze functie opmerkelijk nuttig is als ik een nieuwe organisatie binnenga
en ze hebben veel oude papieren documenten, maar
ze hebben de documenten niet in elektronisch formaat.
Dus ik kan het origineel van een memo van vijf jaar
geleden niet vinden, maar ik
heb wel een stuk papier met dat memo erop.
Ik kan het dan scannen
en met OCR of optische tekenherkenning kan ik het weer in tekst
omzetten en bewerken om die memo bij
te werken en vervolgens die bijgewerkte
versie naar al mijn huidige werknemers
te sturen.
Wanneer je met een scanner
werkt, zijn er twee basismanieren
om informatie in die scanner te krijgen.
De primaire methode die alle scanners ondersteunen
staat bekend als een flatbedscanner.
Als je de bovenkant van het multifunctionele apparaat
opent, zie je een groot glazen paneel.
Je legt het document erop, je sluit het deksel
en dan scant het over dat glas om dat
document om te zetten in een digitaal bestand.
Dit werkt door gebruik te maken van een systeem van spiegels
en lampen om dat beeld te verlichten
en vast te leggen op de lens, dat vervolgens
kan worden omgezet in enen en nullen die de verschillende
rode, groene en blauwe componenten van
dat beeld vertegenwoordigen.
Een flatbedscanner werkt heel
goed als je één document, brochure
of visitekaartje moet scannen.
Maar als ik 500 pagina's naar een PDF zou willen scannen, zou het
me heel veel tijd kosten om de eerste
pagina neer te leggen, te scannen,
eraf te halen, de tweede pagina
neer te leggen, te scannen,
eraf te halen en dat 500
keer te blijven doen.
Dat zou echt saai zijn en me veel tijd kosten.
Dus in plaats daarvan gebruik ik liever een ADF, wat
staat voor "Automatic Document Feeder". Als je multifunctioneel apparaat een automatische
documentinvoer ondersteunt, kun je een stapel
papier bovenin het apparaat leggen,
op de knop drukken om te
scannen en het apparaat
voert elk papier afzonderlijk in, scant
het en zet alles voor je in één bestand zoals een
PDF.
Standaard lezen de meeste automatische documentinvoer
slechts één kant van je document, maar sommige
van de duurdere machines
die je in kantooromgevingen vindt,
hebben een dubbelzijdige ADF.
En dit betekent dat als het papier wordt ingevoerd
en er op beide zijden wordt afgedrukt, het
beide zijden tegelijkertijd kan lezen en in het bestand
kan plaatsen.
De bovenkant is pagina één
en de onderkant is pagina twee.
Dus nogmaals, als ik 500 pagina's dubbelzijdige tekst heb,
heb ik tegen de tijd dat ik klaar ben een PDF van 1000 pagina's.
En dit kost me misschien maar 10 of 20 minuten omdat de
meeste automatische documentinvoerders
ongeveer 5 tot 10 pagina's per minuut kunnen lezen.
Dus nu we al deze documenten hebben ingescand en
dit bestand hebben,
waar gaat dat bestand naartoe?
Er zijn maar vier plaatsen waar
deze systemen het meestal naartoe sturen.
De eerste is rechtstreeks naar je harde schijf.
Als je een klein multifunctioneel apparaat hebt dat rechtstreeks
via USB op je computer is aangesloten, is dit
waarschijnlijk wat het doet als je iets scant.
Het scant het en plaatst het op je bureaublad
of in een map op je harde schijf.
Aan de andere kant, als je in een kantooromgeving
werkt en je hebt een netwerkgebaseerd multifunctioneel
apparaat, dan verstuurt het meestal naar e-mail,
naar een map of naar de cloud.
Veel van deze multifunctionele apparaten kunnen worden
geconfigureerd met een SMTP-server
zodat ze zelf e-mail kunnen versturen.
Dus wanneer je dat document scant,
voer je je e-mail in en wordt
er een PDF gemaakt die direct
naar je inbox wordt gestuurd via de verbinding
met een SMTP-server.
De tweede plaats waar deze multifunctionele
netwerkapparaten het bestand naartoe sturen
is meestal naar een map.
Toen ik bijvoorbeeld
IT-directeur van een grote organisatie was,
hadden we onze MFD's zo ingesteld dat ze naar een map scanden,
in het bijzonder de map voor de thuismap van elke gebruiker, wat hun
H-schijf was.
Het maakte niet uit op welke bedrijfscomputer
ze inlogden, ze waren altijd gekoppeld
aan hun H-schijf en alles
wat ze scanden verscheen automatisch daar.
In andere organisaties heb ik gezien dat ze één plek hebben op de
gedeelde schijf van het bedrijf
waar alles wordt gescand.
Dus wanneer je je document gaat scannen,
voer je een naam in via het touchscreen van
het multifunctionele apparaat,
zoals "Jasons fotokopie", en wanneer je
dat document scant, gaat het naar
de gedeelde schijf in een map met
de naam scans.
Daaronder zou het bestand "Jasons
fotokopie" staan. Ik kopieer het dan naar mijn
bureaublad en verwijder het van de
gedeelde schijf van het bedrijf.
Dat is een ander formaat van scannen naar map.
Normaal gesproken vertrouwt dit op iets
dat bekend staat als server message block of SMB, wat de Windows-versie
is van het delen van bestanden en afdrukken, in dit geval
specifiek het delen van bestanden.
De derde plek waar deze netwerk-MFD's een document naartoe kunnen
sturen is de cloud.
De meeste moderne MFD's ondersteunen clouddiensten
zoals OneDrive van Microsoft, Google Drive,
Dropbox of iCloud van Apple.
Als je multifunctioneel
apparaat scannen naar de cloud ondersteunt, kun je met
deze opties je scantaak instellen
door je bestand een naam te geven en de locatie te selecteren,
zoals deze map in mijn Google Drive, waarna het
apparaat het rechtstreeks
naar die service voor je scant.
Scanners zijn digitale
beeldverwerkingsapparaten die
platte stukken papier omzetten
in digitale bestanden.
Als je systeem dit ondersteunt,
kun je optische tekenherkenning gebruiken om de afbeelding
van het document te vertalen naar woorden
die vervolgens bewerkt kunnen worden in een tekstverwerker.
Afhankelijk van de scanner die je hebt,
heb je een flatbedscanner of een scanner
met een ingebouwde automatische documentinvoer die het scannen van
documenten met meerdere pagina's veel gemakkelijker maakt.
En vergeet niet dat je bij multifunctionele apparaten
de scans ofwel rechtstreeks op je computer
kunt opslaan als je een USB-verbinding
hebt, ofwel naar een e-mail, een netwerkmap
of de cloud kunt sturen.