Voix off : Dans cette leçon,
nous allons parler des services de numérisation.
Jusqu'à présent,
nous avons beaucoup parlé des imprimantes,
mais nous n'avons pas
vraiment abordé les autres fonctions de ces appareils
multifonctions. Le plus important d'entre
eux est la capacité de numérisation.
Cette capacité de numérisation permet à votre imprimante
d'être utilisée essentiellement comme une photocopieuse ou un scanner, c'est-à-dire
qu'elle peut transformer un morceau de papier
physique en une copie numérique au format PDF ou autre, que vous pouvez
ensuite manipuler sur votre système.
En outre, de nombreux appareils multifonctions intègrent
un télécopieur si vous connectez votre appareil
à une ligne téléphonique afin qu'il puisse envoyer
et recevoir des télécopies.
De nos jours, les télécopies ne sont plus vraiment populaires,
et la plupart des gens scannent un document et l'envoient
par courrier électronique.
Cela nous amène à l'utilisation d'un scanner.
Un scanner est simplement un appareil d'imagerie
numérique conçu pour créer des fichiers
informatiques à partir d'un objet
réel, le plus souvent un objet plat
tel qu'un morceau de papier, un reçu, une photographie
ou une carte de visite.
Dans sa forme la plus simple, un
scanner prend simplement une photo de l'objet et la crée sous forme
de fichier PDF que vous pouvez manipuler sur votre ordinateur de bureau
ou votre ordinateur portable.
Mais de nombreux scanners utilisent également la reconnaissance
optique de caractères (OCR).
Ce logiciel d'OCR peut être utilisé pour convertir du texte scanné en
documents numériques que vous pouvez ensuite manipuler
à l'aide d'un programme de traitement de texte.
Personnellement, j'ai trouvé cette
fonction remarquablement utile lorsque j'arrive dans une nouvelle organisation et
qu'il y a beaucoup d'anciennes copies papier de documents,
mais qu'ils n'ont pas les documents au format électronique.
Je ne peux donc pas trouver l'original d'une note rédigée
il y a cinq ans, mais j'ai un morceau
de papier sur lequel figure cette note.
Je peux ensuite le scanner
et, à l'aide de l'OCR (reconnaissance optique de caractères),
le transformer en texte et le manipuler
pour mettre à jour ce mémo, puis envoyer cette
version actualisée à tous mes employés
actuels.
Lorsqu'on travaille avec un
scanner, il y a deux façons fondamentales
d'introduire des informations dans le scanner.
La principale méthode utilisée par tous
les scanners est le scanner à plat.
Lorsque vous ouvrez la partie supérieure de l'appareil multifonctions,
vous voyez un grand panneau en verre.
Vous placez le document dessus, vous fermez le couvercle
et le scanner passe à travers la vitre
pour convertir le document en fichier numérique.
Cela fonctionne en utilisant un système de miroirs et de lumières
pour illuminer cette image et
la capturer sur l'objectif, qui peut alors
être converti en uns et en zéros représentant
les différentes composantes rouges,
vertes et bleues de cette image.
Un scanner à plat fonctionne très bien lorsqu'il
s'agit de numériser un seul document, une
seule brochure ou une seule carte de visite.
Mais si je voulais numériser 500 pages dans un PDF, il me faudrait
beaucoup de temps pour poser la
première page, la numériser,
l'enlever, poser la deuxième
page, la numériser,
l'enlever et recommencer
500 fois.
Ce serait vraiment ennuyeux et cela me prendrait beaucoup de temps.
Je préfère donc utiliser un ADF, qui signifie "Automatic Document
Feeder" (chargeur automatique de documents). Si votre appareil multifonction est équipé d'un chargeur
automatique de documents (ADF), vous pouvez placer une
pile de documents dans la partie supérieure
de l'appareil, appuyer sur
le bouton de numérisation
et l'appareil introduira chaque document individuellement,
le numérisera et le convertira en un fichier unique (PDF,
par exemple).
Par défaut, la plupart des chargeurs automatiques de documents
ne lisent qu'une seule face de votre document, mais certains
des appareils haut de gamme que vous
trouverez dans les bureaux disposent d'un
chargeur automatique de documents recto-verso.
Cela signifie que lorsque le papier est introduit,
s'il y a une impression sur les deux faces,
il peut lire les deux faces en même temps et les insérer
dans le fichier.
La partie supérieure correspond à la première
page et la partie inférieure à la deuxième page.
Ainsi, si j'ai 500 pages de texte recto-verso, lorsque
j'aurai terminé, j'aurai un PDF de 1 000 pages.
Et cela peut ne me prendre que 10 ou 20 minutes, car la plupart
des chargeurs automatiques de documents
peuvent lire entre 5 et 10 pages par minute.
Maintenant que nous avons scanné tous ces documents
et que nous avons ce
dossier, où va-t-il ?
Ces systèmes n'envoient généralement
les données qu'à quatre endroits.
La première sera directement sur votre disque dur.
Si vous avez un petit appareil multifonction connecté directement
par USB à votre ordinateur personnel, c'est probablement
ce qu'il fait lorsque vous numérisez quelque chose.
Il va le scanner et le placer sur votre bureau
ou dans un dossier de votre disque dur.
En revanche, si vous travaillez dans un environnement de
bureau et que vous disposez d'un appareil multifonction en réseau, celui-ci
enverra généralement les documents soit par courrier électronique,
soit dans un dossier, soit dans le nuage.
Nombre de ces appareils multifonctions peuvent être configurés
avec un serveur SMTP pour pouvoir envoyer
eux-mêmes des courriers électroniques.
Ainsi, lorsque vous numérisez un document,
vous entrez votre adresse électronique
et le logiciel crée un PDF qu'il
envoie directement à votre boîte de réception grâce
à sa connexion à un serveur SMTP.
Le deuxième endroit où ces appareils
multifonctions en réseau enverront le fichier
est généralement un dossier.
Par exemple, lorsque
j'étais directeur informatique d'une grande entreprise, nous
avions configuré nos appareils multifonctions de manière à ce qu'ils numérisent
vers un dossier, en l'occurrence le dossier map du répertoire personnel de chaque utilisateur,
c'est-à-dire le disque H.
Quel que soit l'ordinateur de l'entreprise sur lequel
ils se connectent, ils sont toujours liés
à leur disque H et tout ce qu'ils
scannent s'y retrouve automatiquement.
Dans d'autres organisations, j'ai vu qu'il existait un endroit unique
sur le disque partagé de l'entreprise
où tout était scanné.
Ainsi, lorsque vous numérisez votre document,
vous entrez un nom à l'aide de l'écran tactile de
l'appareil multifonction,
par exemple "La photocopie de Jason", et lorsque
vous numérisez ce document, il est transféré
sur le disque partagé, dans un dossier
appelé "scans".
En dessous, il y aurait le fichier
"photocopie de Jason". Je le copierais ensuite
sur mon bureau et le supprimerais
du disque partagé de l'entreprise.
Il s'agit d'un autre format de numérisation vers un dossier.
Normalement, cela repose sur ce que l'on
appelle le bloc de messages du serveur ou SMB, qui est la version
Windows du partage de fichiers et d'impressions, et plus
précisément, dans ce cas, du partage de fichiers.
Le troisième endroit où ces appareils multifonctions en réseau peuvent envoyer
un document est le nuage.
La plupart des appareils modernes prennent en charge
les services en nuage tels que OneDrive de Microsoft,
Google Drive, Dropbox ou iCloud d'Apple.
Grâce à ces options, si votre appareil
multifonction prend en charge la numérisation vers le nuage, vous
pourrez configurer votre travail de numérisation
en donnant un nom à votre fichier et en sélectionnant l'emplacement,
par exemple ce dossier dans mon Google Drive, puis l'appareil
le numérisera directement vers
ce service pour vous.
Les scanners sont des appareils
d'imagerie numérique qui prennent des feuilles
de papier et les convertissent en
fichiers numériques.
Si votre système le permet, vous
pouvez utiliser la reconnaissance optique de caractères
pour traduire l'image du document en mots
qui peuvent ensuite être édités dans un traitement de texte.
Selon le scanner dont vous disposez,
il peut s'agir d'un scanner à plat ou d'un
scanner doté d'un chargeur automatique de documents intégré pour
faciliter la numérisation de documents de plusieurs pages.
N'oubliez pas que les multifonctions vous permettent d'enregistrer
vos numérisations soit directement sur votre ordinateur
si vous êtes connecté en USB, soit de
les envoyer par courrier électronique, dans un dossier
réseau ou dans le nuage.