Voce fuori campo: In questa
lezione parleremo dei servizi di scansione.
Fino a questo punto
abbiamo parlato molto delle stampanti,
ma non abbiamo parlato
di altre funzioni di questi dispositivi multifunzione.
Il
più importante di questi è la possibilità di effettuare scansioni.
Questa funzionalità di scansione consente
alla stampante di essere utilizzata essenzialmente come fotocopiatrice
o scanner, trasformando un pezzo di carta
fisica in una copia digitale in formato PDF o in un altro formato,
che può essere poi manipolata sul sistema.
Inoltre, molti dispositivi multifunzione includono
anche un fax incorporato, se si collega il
dispositivo a una linea telefonica, in modo
da poter inviare e ricevere fax.
Al giorno d'oggi i fax non sono molto diffusi e la
maggior parte delle persone scannerizza
qualcosa e lo invia per e-mail.
E questo ci porta all'uso di uno scanner.
Uno scanner è semplicemente un dispositivo di
imaging digitale progettato per
creare file informatici da un oggetto
reale, in genere un oggetto piatto
come un pezzo di carta, una ricevuta, una fotografia
o un biglietto da visita.
Nella sua forma più elementare,
uno scanner si limita a scattare una foto dell'oggetto
e a crearla in formato PDF da manipolare sul desktop
o sul portatile.
Ma molti scanner utilizzano anche un sistema noto come OCR o riconoscimento
ottico dei caratteri.
Questo software OCR può essere utilizzato per convertire il testo scansionato
in documenti digitali che possono essere manipolati
con un programma di elaborazione testi.
Personalmente, ho trovato questa
funzione straordinariamente utile quando entro in una nuova organizzazione
che ha molte vecchie copie di documenti cartacei,
ma non ha i documenti in formato elettronico.
Quindi non riesco a trovare l'originale di
una nota scritta cinque anni
fa, ma ho un pezzo di carta con quella nota.
Posso quindi scannerizzarlo
e, utilizzando l'OCR o il riconoscimento ottico dei caratteri,
trasformarlo in testo e manipolarlo
per aggiornare il promemoria e poi inviare
la versione aggiornata a tutti i
miei dipendenti.
Quando si lavora con uno scanner,
esistono due modi fondamentali
per inserire le informazioni nello scanner.
Il metodo principale che tutti gli scanner tendono
a supportare è noto come scanner piano.
Quando si apre la parte superiore del dispositivo multifunzione,
si vede un grande pannello di vetro.
Si appoggia il documento, si chiude il coperchio
e si esegue la scansione del vetro
per convertire il documento in un file digitale.
Questo funziona utilizzando un sistema di specchi e
luci per illuminare l'immagine
e catturarla sull'obiettivo, che può
poi essere convertito in uno e zero che rappresentano
le diverse componenti rosse, verdi
e blu dell'immagine.
Ora, uno scanner piano funziona molto
bene quando si deve scansionare un documento,
una brochure o un biglietto da visita.
Ma se volessi scansionare 500 pagine in un PDF, mi ci vorrebbe
molto tempo per mettere la prima
pagina, scansionarla, toglierla,
mettere la seconda pagina,
scansionarla, toglierla e continuare
a farlo per 500 volte.
Sarebbe davvero noioso e mi porterebbe via molto tempo.
Preferisco quindi utilizzare un ADF, che sta per "Automatic Document
Feeder" (alimentatore automatico di documenti). Se il dispositivo multifunzione supporta un ADF,
questo vi consentirà di inserire una pila di fogli
nella parte superiore del dispositivo,
premere il pulsante per
la scansione e il dispositivo
alimenterà ogni singolo foglio, lo scansionerà
e lo inserirà in un unico file, ad esempio un PDF.
Per impostazione predefinita, la maggior parte degli alimentatori
automatici di documenti legge solo un lato del documento,
ma alcune delle macchine di fascia
alta che si trovano negli uffici sono
dotate di un ADF a due facciate.
Ciò significa che mentre la carta entra,
se c'è una stampa su entrambi i lati,
può leggere entrambi i lati allo stesso tempo
e inserirli nel file.
Il lato superiore è la prima pagina
e quello inferiore la seconda.
Quindi, se ho 500 pagine di testo fronte/retro,
quando avrò finito avrò un PDF di 1.000 pagine.
E questo potrebbe richiedere solo 10 o 20 minuti, perché la maggior
parte degli alimentatori automatici di documenti
è in grado di leggere circa 5-10 pagine al minuto.
Ora che abbiamo scansionato tutti questi documenti
e abbiamo questo file,
dove va a finire?
Di solito questi sistemi
li inviano solo in quattro posti.
Il primo è direttamente sul disco rigido.
Se si dispone di un piccolo dispositivo multifunzione collegato
direttamente tramite USB al computer di casa, è
probabile che questo faccia questo quando si scansiona qualcosa.
Lo scannerizzerà e lo inserirà nel desktop
o in una cartella di file sul disco rigido.
D'altra parte, se si lavora in un ambiente d'ufficio
e si dispone di un dispositivo multifunzione basato sulla
rete, di solito i documenti vengono inviati alla posta
elettronica, a una cartella o al cloud.
Molti di questi dispositivi multifunzione possono essere
configurati con un server SMTP per essere
in grado di inviare autonomamente e-mail.
Quando si scansiona il documento, si inserisce
l'e-mail e il programma crea un
PDF che viene inviato direttamente
alla casella di posta elettronica utilizzando la
connessione a un server SMTP.
Il secondo punto in cui questi dispositivi
multifunzione collegati in rete inviano il file
è solitamente una cartella.
Ad esempio, quando
ero il direttore IT di una grande azienda, avevamo impostato
i nostri MFD in modo che eseguissero la scansione in una cartella, in
particolare la cartella della mappa per la home directory di ogni utente, che
era la sua unità H.
Indipendentemente dal computer aziendale a cui accedevano,
erano sempre collegati all'unità H e quindi
qualsiasi cosa scansionata
veniva automaticamente visualizzata lì.
In altre organizzazioni, ho visto che hanno un unico posto sull'unità
di condivisione dell'azienda dove
tutto viene scansionato.
Quindi, quando si scansiona il documento,
si inserisce un nome utilizzando il display touchscreen
del dispositivo multifunzione,
ad esempio "fotocopia di Jason", e poi quando si scansiona
il documento, questo viene inserito nell'unità
di condivisione in una cartella chiamata
scansioni.
Sotto ci sarebbe il file "fotocopia
di Jason". Quindi lo copierei sul mio
desktop e lo eliminerei dall'unità
di condivisione dell'azienda.
Questo è un altro formato di scansione su cartella.
Normalmente, questo si basa su qualcosa
noto come server message block o SMB, che è la versione di Windows
della condivisione di file e stampe, in particolare
la condivisione di file in questo caso.
Il terzo luogo in cui questi MFD collegati in rete possono inviare
un documento è il cloud.
La maggior parte dei moderni MFD supporta servizi
cloud come OneDrive di Microsoft, Google Drive,
Dropbox o iCloud di Apple.
Utilizzando queste opzioni,
se il dispositivo multifunzione supporta la scansione su cloud,
sarà possibile impostare il lavoro di scansione
assegnando un nome al file e selezionando la posizione, ad esempio
questa cartella in Google Drive, e il dispositivo eseguirà
la scansione direttamente
su quel servizio per voi.
Gli scanner sono dispositivi
di imaging digitale che prendono pezzi
di carta piatti e li convertono
in file digitali.
Se il sistema lo supporta, è possibile
utilizzare il riconoscimento ottico dei caratteri
per tradurre l'immagine del documento
in parole che possono essere modificate in un elaboratore di testi.
A seconda dello scanner di cui si dispone,
si può avere uno scanner piano o uno
scanner con alimentatore automatico di documenti incorporato
per facilitare la scansione di documenti di più pagine.
Inoltre, quando si tratta di dispositivi multifunzione,
è possibile salvare le scansioni direttamente
sul computer se si è collegati tramite
USB, oppure inviarle a un'e-mail, a una cartella
di rete o al cloud.