ボイスオーバー：このレッスンでは､
スキャンサービスについてお話します｡
さて､ ここまではプリンターについて多くを語ってきたが､
複合機と呼ばれるMFDの他の機能についてはあまり語ってこなかった｡
その最大のものがスキャニング能力だ｡
このスキャン機能により､ プリンターは実質的にコピー機やスキャナーとして使用することができ､
物理的な紙をPDFやその他のフォーマットとしてデジタルコピーに変換し､ システム上で操作することができます｡
これに加えて､ 複合機の多くには､
電話回線に接続すればFAXが内蔵され､
FAXの送受信ができるようになっている｡
最近では､ FAXはそれほど普及しておらず､
代わりにスキャンしてメールで送る人がほとんどだ｡
そして､ これがスキャナーの使用につながる｡
スキャナとは､ 現実の物体からコンピュータ・ファイルを作成するために設計されたデジタル画像処理装置のことで､
紙切れ､ レシート､ 写真､ 名刺などの平らな物体が一般的だ｡
最も基本的な形では､ スキャナーは単にそのアイテムの写真を撮り､
デスクトップやラップトップで操作できるようにPDFとして作成する｡
しかし､ 多くのスキャナーはOCR（光学式文字認識）というものも使っている｡
このOCRソフトを使えば､ スキャンしたテキストをデジタル文書に変換し､
ワープロソフトで操作することができる｡
個人的には､ 新しい組織に入って､ 古いハードコピーの文書がたくさんあるにもかかわらず､
電子形式の文書がない場合に､ この機能が驚くほど役立つことに気づいた｡
だから､ 5年前に書かれたメモの原本は見つからないが､
そのメモが書かれた紙切れは持っている｡
それをスキャンし､ OCR（光学式文字認識）を使ってテキストに戻し､
それを操作してメモを更新し､ その更新版を現在の従業員全員に送ることができる｡
スキャナーを使う場合､ 情報をスキャナーに取り込む基本的な方法は2つある｡
すべてのスキャナーがサポートする傾向にある主な方法は､
フラットベッドスキャナーとして知られている｡
複合機の上部を開けると､ 大きなガラスパネルが見える｡
その上に書類を置き､ 蓋を閉めれば､
その書類をデジタルファイルに変換するために､ ガラス越しにスキャンされる｡
これは､ ミラーとライトのシステムを使って画像を照らし､
その画像をレンズに取り込み､ その画像の異なる赤､ 緑､ 青の成分を表す1と0に変換することができる｡
さて､ フラットベッドスキャナーは､ 1つの文書､ 1つのパンフレット､
1枚の名刺をスキャンする必要がある場合に､
とてもよく機能する｡
しかし､ 500ページをスキャンしてPDFにしようと思ったら､
最初のページを置いて､ スキャンして､ それをはがして､ 2ページ目を置いて､
スキャンして､ それをはがして......を500回も繰り返さなければならず､ 本当に時間がかかる｡
それは本当につまらないし､ 時間がかかる｡
だから私は､ 代わりにADF（オートマチック・ドキュメント・フィーダー）を使うことにしている｡
複合機がADFをサポートしている場合､
複合機の上部に紙の束を入れ､ スキャンするボタンを押すと､
一枚一枚送り込んでスキャンし､ そのすべてをPDFなどの1つのファイルにまとめてくれる｡
デフォルトでは､ ほとんどの自動原稿送り装置は原稿の片面しか読み取らないが､
オフィス環境で見かける高級機の中には､
実際に両面ADFを搭載しているものもある｡
つまり､ 用紙の両面に印刷があれば､
その両面を同時に読み取り､ ファイルに入れることができるのだ｡
上側を1ページ目､ 下側を2ページ目と置く｡
つまり､ 500ページの両面テキストがあれば､ 完成する頃には1,000ページのPDFになるわけです｡
ほとんどの自動原稿送り装置の読み取り速度は1分間に5～10ページだからだ｡
では､ これらの書類をすべてスキャンしてこのファイルができたとして､
そのファイルはどこに行くのか？
さて､ これらのシステムが通常送信する先は4つしかない｡
ひとつはハードディスクに直接保存する方法だ｡
小型の複合機をUSBで自宅のコンピューターに直接接続している場合､
何かをスキャンするときにこのような動作をしている可能性が高い｡
それをスキャンして､ デスクトップかハードディスクのファイル・フォルダに入れる｡
一方､ オフィス環境で働いていて､ ネットワークベースの複合機を持っている場合､
通常は電子メール､ フォルダ､ クラウドのいずれかに送信される｡
これらの複合機の多くは､ SMTPサーバーを設定することで､
自分自身で電子メールを送信できるようになる｡
そのため､ ドキュメントをスキャンする際に電子メールを入力すると､
PDFが作成され､ SMTPサーバーへの接続を使用してそのPDFが直接受信トレイに送信される｡
これらのネットワーク複合機がファイルを送る第二の場所は､
通常フォルダである｡
例えば､ 私がある大組織のIT責任者だったとき､ MFDをフォルダ､
特に各ユーザーのHドライブであるホーム・ディレクトリのマップ・フォルダにスキャンするように設定していた｡
どの会社のコンピューターにログインしても､ 常にHドライブにリンクされているので､
スキャンしたものは自動的にそこに表示される｡
他の組織では､ 社内の共有ドライブに一か所､
すべてをスキャンする場所を設けているのを見たことがある｡
書類をスキャンするときは､ 複合機のタッチスクリーン・ディスプレイを使って「Jason's
photocopy」のように名前を入力し､ その書類をスキャンすると､ 共有ドライブのscansというフォルダに入る｡
その下に「ジェイソンのコピー」というファイルがある｡
そしてそれをデスクトップにコピーし､
会社の共有ドライブから削除する｡
これもスキャンtoフォルダの一つの形式だ｡
通常､ これはサーバー・メッセージ・ブロック（SMB）として知られるものに依存する｡ SMBはウィンドウズ版のファイル・プリント共有で､
特にこの場合はファイル共有である｡
これらのネットワーク接続された複合機が文書を送信できる第三の場所は､
クラウドである｡
最近の複合機のほとんどは､ マイクロソフトのOneDrive､ Google
Drive､ Dropbox､ アップルのiCloudのようなクラウドサービスをサポートしている｡
複合機がクラウドへのスキャンをサポートしている場合､
これらのオプションを使用して､ ファイルに名前を付けて､ Google
Driveのこのフォルダなどの場所を選択することで､
スキャンジョブを設定することができます｡
スキャナーとは､ 平らな紙片をデジタルファイルに変換するデジタル画像処理装置である｡
お使いのシステムが対応していれば､ 光学式文字認識を使って文書の画像を単語に変換し､
ワードプロセッサで編集することができる｡
お持ちのスキャナによっては､ フラットベッドスキャナか､
自動原稿送り装置を内蔵したスキャナがあり､
複数ページのドキュメントをスキャンするのがより簡単になる｡
また､ 複合機に関しては､ USBで接続している場合はスキャンしたデータを直接コンピューターに保存することもできるし､
スキャンしたデータを電子メールやネットワークフォルダー､
クラウドに送信することもできることを覚えておいてほしい｡