Voice Over: W tej lekcji
porozmawiamy o usługach skanowania.
Do tej pory dużo rozmawialiśmy
o drukarkach, ale tak naprawdę nie rozmawialiśmy
o niektórych innych funkcjach
tych urządzeń wielofunkcyjnych znanych jako urządzenia wielofunkcyjne.
Największą
z nich jest możliwość skanowania.
Ta funkcja skanowania umożliwia wykorzystanie
drukarki jako kopiarki lub skanera, gdzie może ona przekształcić
fizyczną kartkę papieru w kopię
cyfrową w formacie PDF lub innym, którą można następnie
obrabiać w systemie.
Oprócz tego, wiele urządzeń wielofunkcyjnych
posiada również wbudowany faks, jeśli podłączysz
urządzenie do linii telefonicznej, aby mogło
wysyłać i odbierać faksy.
W dzisiejszych czasach faksy nie są już tak popularne,
a zamiast tego większość ludzi skanuje coś i
wysyła pocztą elektroniczną.
I to prowadzi nas do korzystania ze skanera.
Skaner to po prostu urządzenie do cyfrowego przetwarzania
obrazu, które zostało zaprojektowane
do tworzenia plików komputerowych
z rzeczywistych obiektów, najczęściej
płaskich przedmiotów, takich jak kartka papieru,
paragon, zdjęcie lub wizytówka.
W swojej najbardziej podstawowej
formie skaner po prostu robi zdjęcie tego przedmiotu, a następnie
tworzy go jako plik PDF, którym można manipulować na komputerze
stacjonarnym lub laptopie.
Jednak wiele skanerów wykorzystuje również coś, co znane jest jako
OCR lub optyczne rozpoznawanie znaków.
To oprogramowanie OCR może być używane do konwertowania zeskanowanego
tekstu na dokumenty cyfrowe, którymi można następnie
manipulować za pomocą edytora tekstu.
Osobiście uważam, że ta funkcja
jest niezwykle pomocna, gdy wchodzę do nowej organizacji i mają wiele
starych papierowych kopii dokumentów, ale nie
mają dokumentów w formacie elektronicznym.
Nie mogę więc znaleźć oryginału notatki, która
została napisana pięć lat temu,
ale mam kawałek papieru z tą notatką.
Następnie mogę go zeskanować
i za pomocą OCR lub optycznego rozpoznawania znaków mogę przekształcić
go z powrotem w tekst i manipulować nim, aby
zaktualizować tę notatkę, a następnie wysłać tę
zaktualizowaną wersję do wszystkich
moich obecnych pracowników.
Podczas pracy ze skanerem
istnieją dwa podstawowe
sposoby wprowadzania informacji do skanera.
Podstawową metodą obsługiwaną przez wszystkie
skanery jest skaner płaski.
Po otwarciu górnej części urządzenia wielofunkcyjnego
zobaczysz duży szklany panel.
Umieszczasz na nim dokument, zamykasz pokrywę,
a następnie skanujesz przez szybę,
aby przekonwertować dokument na plik cyfrowy.
Działa to przy użyciu systemu luster i świateł, aby móc
oświetlić ten obraz i uchwycić
go na obiektywie, który można następnie
przekształcić w jedynki i zera reprezentujące
różne czerwone, zielone i niebieskie
składniki tego obrazu.
Skaner płaski sprawdza się naprawdę
dobrze, gdy trzeba zeskanować jeden
dokument, broszurę lub wizytówkę.
Ale gdybym chciał zeskanować 500 stron do pliku PDF, zajęłoby
mi to naprawdę dużo czasu, ponieważ
musiałbym odłożyć pierwszą stronę,
zeskanować ją, zdjąć, odłożyć drugą stronę,
zeskanować ją, zdjąć
i robić to 500 razy.
To byłoby naprawdę nudne i zajęłoby mi dużo czasu.
Zamiast tego wolę używać ADF, co oznacza "automatyczny
podajnik dokumentów". Jeśli urządzenie wielofunkcyjne obsługuje
podajnik ADF, pozwoli to na umieszczenie
stosu papierów w górnej części urządzenia,
naciśnięcie przycisku skanowania, a urządzenie
poda każdy z nich osobno, zeskanuje
go i umieści w jednym pliku, takim jak PDF.
Domyślnie większość automatycznych podajników dokumentów
odczytuje tylko jedną stronę dokumentu, ale niektóre
urządzenia wyższej klasy, które
można znaleźć w środowiskach biurowych,
mają dwustronny podajnik ADF.
Oznacza to, że jeśli papier jest zadrukowany
po obu stronach, urządzenie może odczytać
obie strony w tym samym czasie i umieścić je w
pliku.
Górna strona to strona pierwsza,
a dolna to strona druga.
Tak więc, jeśli mam 500 stron dwustronnego tekstu,
zanim skończę, będę miał 1000-stronicowy plik PDF.
I może mi to zająć tylko 10 lub 20 minut, ponieważ większość
automatycznych podajników dokumentów
może odczytać około 5 do 10 stron na minutę.
Więc teraz, gdy zeskanowaliśmy wszystkie te
dokumenty i mamy ten
plik, gdzie ten plik trafia?
Cóż, są tylko cztery miejsca,
do których te systemy zwykle je wysyłają.
Pierwszym z nich będzie zapisanie danych bezpośrednio na dysku twardym.
Jeśli masz małe urządzenie wielofunkcyjne podłączone
bezpośrednio przez USB do komputera domowego,
prawdopodobnie właśnie to robi, gdy coś skanujesz.
Zostanie on zeskanowany, a następnie umieszczony na
pulpicie lub w folderze plików na dysku twardym.
Z drugiej strony, jeśli pracujesz w środowisku
biurowym i masz sieciowe urządzenie wielofunkcyjne,
zazwyczaj wyśle ono je na e-mail, do folderu
lub do chmury.
Wiele z tych urządzeń wielofunkcyjnych można skonfigurować
z serwerem SMTP, aby móc samodzielnie
wysyłać wiadomości e-mail.
Tak więc po zeskanowaniu dokumentu wprowadzisz
swój adres e-mail, a następnie
utworzysz plik PDF, a następnie
wyślesz go bezpośrednio do skrzynki odbiorczej za
pomocą połączenia z serwerem SMTP.
Drugim miejscem, do którego
te sieciowe urządzenia wielofunkcyjne wyślą
plik, jest zazwyczaj folder.
Na przykład, gdy byłem
dyrektorem IT w dużej organizacji, nasze urządzenia
wielofunkcyjne były skonfigurowane w taki sposób, że skanowały do folderu,
a konkretnie folderu mapy dla katalogu domowego każdego użytkownika, który był
jego dyskiem H.
Bez względu na to, na którym komputerze firmowym się zalogowali,
zawsze byli połączeni ze swoim dyskiem H, więc
wszystko, co skanowali, automatycznie
pojawiało się właśnie tam.
W innych organizacjach widziałem, że mają jedno miejsce na firmowym
dysku współdzielonym, gdzie wszystko
jest skanowane.
Tak więc, gdy idziesz i skanujesz dokument,
wprowadzasz nazwę za pomocą ekranu dotykowego
na urządzeniu wielofunkcyjnym,
na przykład "kserokopia Jasona", a następnie
po zeskanowaniu tego dokumentu trafi
on na dysk udostępniony do folderu
o nazwie skany.
Pod spodem znajdował się plik
"Fotokopia Jasona". Następnie skopiowałbym
go na pulpit i usunął z firmowego
dysku udostępnionego.
To kolejny format skanowania do folderu.
Zwykle opiera się to na czymś znanym jako
blok komunikatów serwera lub SMB, który jest wersją systemu
Windows do udostępniania plików i drukowania, a konkretnie
udostępniania plików w tym przypadku.
Trzecim miejscem, do którego te sieciowe urządzenia wielofunkcyjne mogą wysłać
dokument, jest chmura.
Większość nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych obsługuje
usługi w chmurze, takie jak Microsoft OneDrive, Google
Drive, Dropbox lub Apple iCloud.
Korzystając z tych opcji,
jeśli twoje urządzenie wielofunkcyjne obsługuje skanowanie
do chmury, będziesz mógł skonfigurować
zadanie skanowania, nadając plikowi nazwę i wybierając lokalizację,
taką jak ten folder na moim Dysku Google, a następnie
urządzenie zeskanuje go bezpośrednio
do tej usługi.
Jeśli chodzi o skanery, są to urządzenia
do cyfrowego przetwarzania obrazu, które pobierają
płaskie kawałki papieru i konwertują
je na pliki cyfrowe.
Jeśli system obsługuje tę funkcję,
można użyć optycznego rozpoznawania znaków do
przetłumaczenia obrazu dokumentu
na słowa, które można następnie edytować w edytorze tekstu.
W zależności od posiadanego skanera,
może to być skaner płaski lub skaner
z wbudowanym automatycznym podajnikiem dokumentów, który znacznie
ułatwia skanowanie wielostronicowych dokumentów.
I pamiętaj, że w przypadku urządzeń wielofunkcyjnych
możesz zapisać te skany bezpośrednio na komputerze,
jeśli masz połączenie przez USB,
lub możesz wysłać te skany na adres e-mail, do folderu
sieciowego lub do chmury.