Voz-off: Nesta lição,
falaremos sobre serviços de escaneamento.
Até este ponto, falamos
muito sobre impressoras, mas não falamos
sobre algumas das outras
funções desses MFDs, conhecidos como Dispositivos Multifuncionais.
E
a maior delas é a capacidade de fazer digitalizações.
Esse recurso de digitalização permite que
a impressora seja usada essencialmente como uma copiadora ou um scanner,
onde ela pode transformar um pedaço
de papel físico em uma cópia digital em PDF ou outro formato,
que pode ser manipulado em seu sistema.
Além disso, muitos dispositivos multifuncionais também
incluem um aparelho de fax embutido se você conectar
o dispositivo a uma linha telefônica para que
ele possa enviar e receber faxes.
Atualmente, os faxes não são tão populares e,
em vez disso, a maioria das pessoas digitaliza
algo e envia por e-mail.
E isso nos leva ao uso de um scanner.
Agora, um scanner é simplesmente um dispositivo
de imagem digital projetado para criar
arquivos de computador a partir
de um objeto real, geralmente um objeto
plano como um pedaço de papel, um recibo, uma
fotografia ou um cartão de visita.
Em sua forma mais básica,
um scanner simplesmente tira uma foto do item e a cria
como um PDF para que você possa manipulá-lo em seu
desktop ou laptop.
Mas muitos scanners também usam algo conhecido como OCR ou reconhecimento
óptico de caracteres.
Esse software de OCR pode ser usado para converter texto digitalizado
em documentos digitais que podem ser manipulados por
meio de um programa de processamento de texto.
Pessoalmente, descobri que
esse recurso é extremamente útil quando entro em uma nova organização e
ela tem muitas cópias impressas de documentos antigos,
mas não tem os documentos em formato eletrônico.
Portanto, não consigo encontrar o original de um memorando
que foi escrito há cinco anos, mas
tenho um pedaço de papel com esse memorando.
Em seguida, posso digitalizá-lo
e, usando OCR ou reconhecimento óptico de caracteres, posso transformá-lo
novamente em texto e manipulá-lo para atualizar
o memorando e, em seguida, enviar essa versão atualizada a todos os meus funcionários
atuais.
Ao trabalhar com um scanner,
há duas maneiras básicas
de inserir informações nesse scanner.
O principal método que todos os scanners tendem a suportar
é conhecido como scanner de mesa.
Ao abrir a parte superior do dispositivo multifuncional,
você verá um grande painel de vidro.
Você colocará o documento sobre ele, fechará a tampa e,
em seguida, ele fará a digitalização através
do vidro para converter o documento em um arquivo digital.
Isso funciona usando um sistema de espelhos e luzes
para iluminar a imagem e capturá-la
na lente, que pode ser convertida em
uns e zeros, representando os diferentes
componentes vermelho, verde e
azul da imagem.
Agora, um scanner de mesa funciona muito
bem quando você precisa digitalizar
um documento, um folheto ou um cartão de visita.
Mas se eu quisesse digitalizar 500 páginas em um PDF, levaria
muito tempo para colocar a primeira
página, digitalizá-la, retirá-la,
colocar a segunda página,
digitalizá-la, retirá-la e continuar
fazendo isso 500 vezes.
Isso seria muito chato e me tomaria muito tempo.
Por isso, prefiro usar um ADF, que significa "Automatic Document
Feeder" (alimentador automático de documentos). Se o seu dispositivo multifuncional suportar um
ADF, isso permitirá que você coloque uma pilha de
papéis na parte superior do dispositivo,
pressione o botão para digitalizar
e ele alimentará cada
um deles individualmente, digitalizará
e colocará tudo em um único arquivo, como um PDF, para
você.
Por padrão, a maioria dos alimentadores automáticos
de documentos lê apenas um lado do documento, mas
alguns dos equipamentos mais
sofisticados encontrados em ambientes
de escritório têm um ADF de dois lados.
Isso significa que, à medida que o papel
entra, se houver impressão nos dois
lados, ele pode ler os dois lados ao mesmo tempo
e colocá-los no arquivo.
Colocar o lado superior é a página
um e o lado inferior é a página dois.
Portanto, novamente, se eu tiver 500 páginas de texto frente
e verso, quando terminar, terei um PDF de 1.000 páginas.
E isso pode levar apenas 10 ou 20 minutos para ser feito, pois
a maioria dos alimentadores automáticos de
documentos consegue ler de 5 a 10 páginas por minuto.
Então, agora que digitalizamos todos esses
documentos e temos
esse arquivo, para onde ele vai?
Bem, há apenas quatro lugares
para os quais esses sistemas costumam enviá-lo.
A primeira será diretamente em seu disco rígido.
Se você tiver um pequeno dispositivo multifuncional conectado diretamente
via USB ao seu computador doméstico, provavelmente
é isso que ele está fazendo quando você digitaliza algo.
Ele o digitalizará e o colocará em sua área de trabalho
ou em uma pasta de arquivos em seu disco rígido.
Por outro lado, se você trabalha em um ambiente
de escritório e tem um dispositivo multifuncional
baseado em rede, ele geralmente o enviará para
o e-mail, para uma pasta ou para a nuvem.
Muitos desses dispositivos multifuncionais podem ser
configurados com um servidor SMTP para
poderem enviar e-mails por conta própria.
Assim, ao digitalizar o documento,
você digitará seu e-mail
e ele criará um PDF e o enviará
diretamente para sua caixa de entrada usando
a conexão com um servidor SMTP.
O segundo local para o qual esses
dispositivos multifuncionais em rede enviarão
o arquivo geralmente é para uma pasta.
Por exemplo, quando
eu era diretor de TI de uma grande organização, configuramos
nossos MFDs para que eles digitalizassem para uma pasta, especificamente
a pasta de mapas do diretório inicial de cada usuário, que era a unidade H.
Independentemente do computador corporativo em que se
conectassem, eles sempre estariam vinculados
à unidade H e, portanto, tudo o que
fosse escaneado apareceria automaticamente ali.
Em outras organizações, vi que elas têm um único local na unidade
de compartilhamento da empresa
onde tudo é digitalizado.
Assim, ao digitalizar o documento, você
digitará um nome usando a tela sensível ao toque
do dispositivo multifuncional,
como "Fotocópia do Jason", e, ao digitalizar
o documento, ele irá para a unidade de
compartilhamento em uma pasta chamada
digitalizações.
Abaixo dele, haveria o arquivo
"Fotocópia de Jason". Em seguida, eu o copiaria para
o meu desktop e o excluiria da unidade
de compartilhamento da empresa.
Esse é outro formato de digitalização para pasta.
Normalmente, isso se baseia em algo conhecido
como bloco de mensagens do servidor ou SMB, que é a versão do Windows
para compartilhamento de arquivos e impressões, especificamente
o compartilhamento de arquivos nesse caso.
O terceiro local para onde essas MFDs em rede podem enviar um documento
é para a nuvem.
A maioria dos MFDs modernos oferece suporte a serviços
em nuvem, como o OneDrive da Microsoft, o Google
Drive, o Dropbox ou o iCloud da Apple.
Usando essas opções, se o seu
dispositivo multifuncional for compatível com a digitalização
para a nuvem, você poderá configurar o
trabalho de digitalização dando um nome ao arquivo e selecionando
o local, como esta pasta no meu Google Drive, e o dispositivo
o digitalizará diretamente
para esse serviço.
Quando se trata de scanners, os
scanners são dispositivos de imagem digital
que pegam pedaços planos de papel e
os convertem em arquivos digitais.
Se o seu sistema for compatível,
você poderá usar o reconhecimento óptico de caracteres
para traduzir a imagem do documento em
palavras que poderão ser editadas em um processador de texto.
Dependendo do scanner que você possui,
pode ser um scanner de mesa ou um que tenha
um alimentador automático de documentos embutido para facilitar
a digitalização de documentos com várias páginas.
E lembre-se, quando se trata de dispositivos multifuncionais,
você pode salvar essas digitalizações diretamente
no computador, se estiver conectado
por USB, ou pode enviar essas digitalizações para um
e-mail, para uma pasta de rede ou para a nuvem.