旁白：在本课中,
我们将讨论扫描服务｡
到目前为止,
我们已经讨论了很多关于打印机的内容,
但我们还没有真正讨论这些多功能设备的其他功能｡
其中最大的一个是扫描的能力｡
这种扫描功能允许您的打印机基本上用作复印机或扫描仪,
它可以将物理纸张转换为PDF或其他格式的数字副本, 然后您可以在系统上进行操作｡
除此之外, 许多多功能设备还包括内置传真机,
如果您将设备连接到电话线, 则可以发送和接收传真｡
如今, 传真已经不那么流行了, 大多数人会扫描一些东西,
然后通过电子邮件发送｡
这就引出了扫描仪的使用｡
现在, 扫描仪只是一种数字成像设备,
旨在从现实生活中的物体创建计算机文件,
最典型的是一张纸,
收据, 照片或名片等平面物体｡
在其最基本的形式中,
扫描仪只需拍摄该项目的照片, 然后将其创建为PDF,
以便您能够在台式机或笔记本电脑上操作｡
但是很多扫描仪也使用OCR或光学字符识别｡
该OCR软件可用于将扫描文本转换为数字文档,
然后您可以使用文字处理程序进行操作｡
就我个人而言, 当我进入一个新的组织,
他们有很多旧的硬拷贝文件, 但他们没有电子格式的文件时, 我发现这个功能非常有用｡
所以我找不到五年前写的某份备忘录的原件,
但我有一张写有那份备忘录的纸｡
然后我可以扫描它,
使用OCR或光学字符识别, 我可以把它转换成文本,
并操纵它来更新该备忘录,
然后把更新后的版本发送给我所有的现有员工｡
使用扫描仪时,
有两种基本方法可以将信息输入扫描仪｡
所有扫描仪倾向于支持的主要方法被称为平板扫描仪｡
当你打开多功能设备的顶部时, 你会看到一个大玻璃面板｡
你把文件放在上面, 盖上盖子,
然后它会扫描玻璃,
把文件转换成数字文件｡
这是通过使用镜子和灯光系统来照亮图像并将图像捕获到镜头上,
然后可以将其转换为1和0, 代表图像的不同红色, 绿色和蓝色分量｡
现在, 平板扫描仪在你需要扫描一份文档､
一本小册子或一张名片时效果非常好｡
但是如果我想把500页扫描成一个PDF,
那会花很长时间, 我必须把第一页放下,
扫描它, 把它拿下来,
把第二页放下, 扫描它, 把它拿下来, 继续这样做500次｡
那会很无聊, 而且要花很长时间｡
因此, 我更喜欢使用ADF, 它代表“自动文件进纸器”｡
如果您的多功能设备支持ADF,
这将允许您在设备顶部放置一叠文件,
按下按钮进行扫描, 它将单独输入每一张文件, 扫描并将所有文件放入一个文件中, 例如PDF｡
默认情况下, 大多数自动文档进纸器只读取文档的一面,
但您在办公环境中发现的一些高端机器实际上具有双面ADF｡
这意味着当纸张进入时, 如果它的两面都有印刷,
它可以同时读取两面, 并将它们放入文件中｡
把上面的一面放在第一页,
下面的一面放在第二页｡
同样, 如果我有500页的双面文本, 当我完成的时候,
我将有1,000页的PDF｡
而这可能只需要我10或20分钟的时间来做,
因为大多数自动文件送纸器每分钟可以读5到10页左右｡
现在我们已经扫描了所有这些文件,
我们有了这个文件,
这个文件在哪里？
通常只有四个地方能接收到信号.
第一个将直接连接到您的硬盘驱动器｡
如果您有一个小型多功能设备直接通过USB连接到您的家用计算机,
这可能是它在扫描时所做的事情｡
它将扫描它, 然后将其放置到您的桌面或到您的硬盘驱动器上的文件夹｡
另一方面, 如果你在办公室环境中工作,
并且你有一个基于网络的多功能设备,
它通常会将其发送到电子邮件,
文件夹或云｡
这些多功能设备中的许多都可以配置SMTP服务器,
以便能够自己发送电子邮件｡
因此, 当您扫描该文档时, 您将输入您的电子邮件,
然后它将创建一个PDF,
然后使用其与SMTP服务器的连接将该PDF直接发送到您的收件箱｡
这些联网的多功能设备将文件发送到的第二个地方通常是文件夹｡
例如, 当我是一个大型组织的IT主管时,
我们设置了我们的MFD, 以便它们扫描到一个文件夹, 特别是每个用户主目录的map文件夹,
这是他们的H驱动器｡
无论他们登录哪台公司的计算机, 他们都会一直链接到他们的H驱动器,
所以他们扫描的任何东西都会自动显示在那里｡
在其他组织中, 我看到他们在公司的共享驱动器上有一个单独的地方,
所有东西都被扫描｡
所以当你去扫描你的文档时,
你将使用多功能设备上的触摸屏输入一个名称, 比如“杰森的复印件”,
然后当你扫描该文档时, 它将进入共享驱动器,
进入一个名为“扫描”的文件夹｡
在那下面, 会有一份文件“杰森的影印件｡
然后我会把它复制到我的桌面上,
并从公司的共享驱动器中删除它｡
这是扫描文件夹的另一种格式｡
通常, 这依赖于称为服务器消息块或SMB的东西,
这是Windows版本的文件和打印共享,
具体来说, 在这种情况下是文件共享｡
这些联网的MFD可以发送文档的第三个地方是云｡
大多数现代MFD都支持云服务, 如微软的OneDrive,
Google Drive, Dropbox或苹果的iCloud｡
使用这些选项, 如果您的多功能设备支持扫描到云,
您将能够设置您的扫描作业, 方法是为您的文件命名并选择位置（例如“我的Google云端硬盘”中的此文件夹）, 然后设备将直接将其扫描到该服务｡
当涉及到扫描仪时,
扫描仪是数字成像设备,
它可以将平面纸张转换为数字文件｡
如果您的系统支持它,
您可以使用光学字符识别将文档的图像转换为文字,
然后可以在文字处理器中进行编辑｡
根据您拥有的扫描仪,
您可能拥有平板扫描仪,
也可能拥有内置自动文档进纸器的扫描仪,
以便更轻松地扫描多页文档｡
请记住, 当涉及到多功能设备时, 您可以将这些扫描直接保存到您的计算机（如果您通过USB连接）,
或者您可以将这些扫描发送到电子邮件,
网络文件夹或云｡