Voz en off: En esta lección
vamos a hablar de los servicios de escaneado.
Hasta ahora hemos
hablado mucho de las impresoras, pero
no de otras funciones de los dispositivos
multifunción. Y la mayor de ellas
es la capacidad de escaneado.
Esta capacidad de escaneado permite utilizar
la impresora básicamente como una fotocopiadora o un escáner, ya que
puede convertir un trozo de papel físico
en una copia digital en formato PDF o de otro tipo, que luego
se puede manipular en el sistema.
Además, muchos dispositivos multifunción también
incluyen un fax integrado si conectas el
dispositivo a una línea telefónica para
que pueda enviar y recibir faxes.
Hoy en día, los faxes no son tan populares y la
mayoría de la gente escanea algo y lo envía
por correo electrónico.
Y esto nos lleva al uso de un escáner.
Un escáner es simplemente un dispositivo de imagen
digital diseñado para crear archivos
informáticos a partir de un objeto
real, normalmente un objeto plano
como un trozo de papel, un recibo, una fotografía
o una tarjeta de visita.
En su forma más básica, un
escáner se limita a hacer una foto de ese objeto y luego lo
crea como PDF para que usted pueda manipularlo en su ordenador
de sobremesa o portátil.
Pero muchos escáneres también utilizan algo conocido como OCR o
reconocimiento óptico de caracteres.
Este software de reconocimiento óptico de caracteres puede utilizarse para
convertir texto escaneado en documentos digitales que luego
podrá manipular con un programa de tratamiento de textos.
Personalmente, he descubierto
que esta función es muy útil cuando entro en una nueva organización y tienen
muchas copias impresas de documentos antiguos,
pero no tienen los documentos en formato electrónico.
Así que no puedo encontrar el original de un memorándum
que se escribió hace cinco años,
pero tengo un trozo de papel con ese memorándum.
Puedo escanearlo y,
mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres),
convertirlo en texto y manipularlo
para actualizar la nota y enviar la versión
actualizada a todos mis empleados.
Cuando se trabaja con un
escáner, existen dos formas
básicas de introducir información en él.
El método principal que suelen admitir todos los
escáneres se conoce como escáner plano.
Cuando abras la parte superior del dispositivo multifunción,
verás un gran panel de cristal.
Pones el documento encima, cierras la tapa y el escáner
escanea a través del cristal para convertir
el documento en un archivo digital.
Para ello se utiliza un sistema de espejos y luces
que iluminan la imagen y
la capturan en la lente, convirtiéndola
en unos y ceros que representan los distintos
componentes rojos, verdes y azules
de la imagen.
Un escáner plano funciona muy bien
cuando tienes que escanear un documento,
un folleto o una tarjeta de visita.
Pero si quisiera escanear 500 páginas en un PDF, me llevaría
mucho tiempo tener que poner la
primera página, escanearla,
quitarla, poner la segunda,
escanearla, quitarla y seguir haciéndolo
500 veces.
Eso sería muy aburrido y me llevaría mucho tiempo.
Así que prefiero utilizar un ADF, que significa "Automatic Document
Feeder" (alimentador automático de documentos). Si su dispositivo multifunción es compatible con
un ADF, le permitirá colocar una pila de papeles
en la parte superior del dispositivo,
pulsar el botón para escanear
y éste alimentará cada
uno de ellos individualmente, los escaneará
y los pondrá todos en un único archivo, como un PDF,
para usted.
Por defecto, la mayoría de los alimentadores automáticos
de documentos sólo leen una cara del documento,
pero algunas de las máquinas
de gama alta que encontrarás en entornos
de oficina tienen un ADF de dos caras.
Esto significa que, si el papel está
impreso por las dos caras, puede
leerlas al mismo tiempo e introducirlas
en el archivo.
Poner la parte de arriba es la
página uno y la de abajo la dos.
De nuevo, si tengo 500 páginas de texto a doble cara,
cuando termine tendré un PDF de 1.000 páginas.
Y esto sólo me puede llevar 10 o 20 minutos porque la mayoría
de los alimentadores automáticos de documentos
pueden leer entre 5 y 10 páginas por minuto.
Ahora que hemos escaneado todos estos documentos
y tenemos este expediente,
¿dónde va ese expediente?
Bueno, sólo hay cuatro lugares
a los que estos sistemas suelen enviarlo.
La primera será directamente a tu disco duro.
Si tienes un pequeño dispositivo multifunción conectado directamente
a través de USB al ordenador de tu casa, es probable
que esto sea lo que esté haciendo cuando escaneas algo.
Lo escaneará y lo colocará en tu escritorio
o en una carpeta de tu disco duro.
Por otro lado, si trabajas en un entorno
de oficina y tienes un equipo multifunción en
red, normalmente lo enviará al correo electrónico,
a una carpeta o a la nube.
Muchos de estos dispositivos multifunción pueden configurarse
con un servidor SMTP para poder enviar
correo electrónico por sí mismos.
Así, cuando escanees ese documento, introducirás
tu dirección de correo electrónico,
el programa creará un PDF y lo
enviará directamente a tu bandeja de entrada mediante
su conexión a un servidor SMTP.
El segundo lugar al que estos
dispositivos multifunción en red enviarán
el archivo suele ser a una carpeta.
Por ejemplo, cuando
yo era el director de TI de una gran organización, teníamos
nuestros MFD configurados para que escanearan a una carpeta, concretamente
a la carpeta de mapas del directorio personal de cada usuario, que era su unidad
H.
Independientemente del ordenador corporativo en el que
se conectaran, siempre estarían vinculados
a su unidad H, por lo que todo lo
que escanearan aparecería automáticamente allí.
En otras organizaciones, he visto que tienen un único lugar en
la unidad compartida de la empresa
donde se escanea todo.
Así, cuando vayas a escanear tu documento,
introducirás un nombre utilizando la pantalla
táctil del dispositivo multifunción,
como "Fotocopia de Jason", y cuando escanees
ese documento, irá a la unidad compartida, a una carpeta llamada escaneos.
Debajo de ahí, estaría el archivo
"Fotocopia de Jason". A continuación, lo copiaría
en mi escritorio y lo eliminaría de la
unidad compartida de la empresa.
Ese es otro formato de hacer un escaneo a carpeta.
Normalmente, esto se basa en algo conocido
como bloque de mensajes de servidor o SMB, que es la versión
de Windows para compartir archivos e impresiones,
concretamente, archivos en este caso.
El tercer lugar al que estos equipos multifunción en red pueden enviar
un documento es a la nube.
La mayoría de los equipos multifunción modernos son compatibles
con servicios en la nube como OneDrive de Microsoft, Google
Drive, Dropbox o iCloud de Apple.
Con estas opciones, si tu
dispositivo multifunción admite el escaneado a la nube,
podrás configurar el trabajo de escaneado
dándole un nombre al archivo y seleccionando la ubicación,
como esta carpeta en mi Google Drive, y luego el dispositivo
lo escaneará directamente
a ese servicio por ti.
Cuando hablamos de escáneres,
los escáneres son dispositivos de imagen digital
que toman trozos planos de papel y los
convierten en archivos digitales.
Si su sistema lo admite, puede
utilizar el reconocimiento óptico de caracteres
para traducir la imagen del documento
en palabras que luego pueden editarse en un procesador de textos.
Dependiendo del escáner que tengas,
puedes tener un escáner plano o uno que
tenga incorporado un alimentador automático de documentos para que
te resulte mucho más fácil escanear documentos de varias páginas.
Y recuerda que, cuando se trata de dispositivos multifunción,
puedes guardar esos escaneos directamente en tu ordenador
si estás conectado a través de USB, o
puedes enviar esos escaneos a un correo electrónico,
a una carpeta de red o a la nube.