Voice Over: ในบทนี้
เราจะพูดถึงบริการสแกน
ถึงตอนนี้ เราได้พูดคุยเกี่ยวกับเครื่องพิมพ์ไปมากแล้ว
แต่เรายังไม่ได้พูดถึงฟังก์ชันอื่นๆ
ของ MFD เหล่านี้ที่เรียกว่าอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น
และหนึ่งในนั้นที่ใหญ่ที่สุดคือความสามารถในการสแกน
ความสามารถในการสแกนนี้ช่วยให้เครื่องพิมพ์ของคุณสามารถใช้เป็นหลักเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องสแกน
โดยสามารถเปลี่ยนกระดาษจริงเป็นสำเนาดิจิทัลในรูปแบบ PDF หรือรูปแบบอื่นๆ
ซึ่งคุณสามารถจัดการในระบบของคุณได้
นอกจากนี้ อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นจำนวนมากยังมีเครื่องแฟกซ์ในตัว
หากคุณเชื่อมต่ออุปกรณ์ของคุณกับสายโทรศัพท์
เพื่อให้สามารถส่งและรับแฟกซ์ได้
ทุกวันนี้ แฟกซ์ไม่เป็นที่นิยมมากนัก
และแทนที่คนส่วนใหญ่จะสแกนบางอย่างแล้วส่งทางอีเมลแทน
และนี่นำเราไปสู่การใช้เครื่องสแกน
ปัจจุบัน สแกนเนอร์เป็นเพียงอุปกรณ์สร้างภาพดิจิทัลที่ออกแบบมาเพื่อสร้างไฟล์คอมพิวเตอร์จากวัตถุในชีวิตจริง
ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นวัตถุแบนๆ เช่น
กระดาษ ใบเสร็จ รูปถ่าย หรือนามบัตร
ในรูปแบบพื้นฐานที่สุด สแกนเนอร์จะถ่ายภาพสิ่งของนั้นแล้วสร้างเป็น
PDF เพื่อให้คุณสามารถจัดการบนเดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อปของคุณได้
แต่สแกนเนอร์จำนวนมากยังใช้สิ่งที่เรียกว่า
OCR หรือการรู้จำอักขระด้วยแสง
ซอฟต์แวร์ OCR นี้สามารถใช้เพื่อแปลงข้อความที่สแกนเป็นเอกสารดิจิทัล
ซึ่งคุณสามารถจัดการได้โดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ
โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพบว่าคุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างมากเมื่อฉันเข้าสู่องค์กรใหม่
และพวกเขามีสำเนาเอกสารเก่าจำนวนมาก แต่ไม่มีเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ดังนั้นฉันจึงหาต้นฉบับของบันทึกที่เขียนเมื่อห้าปีที่แล้วไม่ได้
แต่ฉันมีแผ่นกระดาษที่มีบันทึกนั้นอยู่
จากนั้นฉันสามารถสแกนและใช้ OCR หรือการรู้จำอักขระด้วยแสง
ฉันสามารถเปลี่ยนกลับเป็นข้อความและจัดการเพื่ออัปเดตบันทึกนั้น
จากนั้นส่งเวอร์ชันที่อัปเดตนั้นไปยังพนักงานปัจจุบันของฉันทุกคน
เมื่อทำงานกับเครื่องสแกน มีสองวิธีพื้นฐานในการรับข้อมูลเข้าสู่เครื่องสแกนนั้น
วิธีการหลักที่เครื่องสแกนทั้งหมดมักจะรองรับเรียกว่าเครื่องสแกนแบบแท่น
เมื่อคุณเปิดด้านบนของเครื่องมัลติฟังก์ชั่น
คุณจะเห็นแผงกระจกขนาดใหญ่
คุณจะวางเอกสารบนนั้น คุณจะปิดฝา
แล้วมันจะสแกนผ่านกระจกนั้นเพื่อแปลงเอกสารนั้นเป็นไฟล์ดิจิทัล
ซึ่งทำงานโดยใช้ระบบของกระจกและไฟเพื่อให้สามารถส่องภาพนั้นและจับภาพนั้นลงบนเลนส์
ซึ่งสามารถแปลงเป็นเลขหนึ่งและเลขศูนย์แทนส่วนประกอบสีแดง เขียว
และน้ำเงินที่แตกต่างกันของภาพนั้น
ตอนนี้ สแกนเนอร์แบบแท่นทำงานได้ดีมากเมื่อคุณต้องสแกนในเอกสารเดียว
หรือโบรชัวร์หนึ่งใบ หรือนามบัตรหนึ่งใบ
แต่ถ้าผมต้องการสแกน 500 หน้าเป็น
PDF ซึ่งผมใช้เวลานานมากในการที่จะต้องวางหน้าแรกลง สแกน
ถอดออก วางหน้าที่สองลง
สแกน ถอด และทำต่อไป 500 เท่า
นั่นคงจะน่าเบื่อมากและใช้เวลานาน
ดังนั้น ฉันชอบใช้ ADF ซึ่งย่อมาจาก
"ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ หากเครื่องมัลติฟังก์ชั่นของคุณรองรับ ADF วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถวางปึกกระดาษไว้ด้านบนของอุปกรณ์
กดปุ่มเพื่อสแกน จากนั้นเครื่องจะป้อนกระดาษทีละแผ่น สแกนและใส่ทั้งหมดลงใน ไฟล์เดียวเช่น PDF สำหรับคุณ
ตามค่าเริ่มต้น ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติส่วนใหญ่จะอ่านเอกสารของคุณเพียงด้านเดียว
แต่เครื่องระดับสูงบางเครื่องที่คุณจะพบในสภาพแวดล้อมสำนักงานจะมี ADF แบบสองด้าน
และนั่นหมายความว่าขณะที่กระดาษกำลังเข้า
ถ้ามีการพิมพ์ทั้งสองด้าน มันก็สามารถอ่านทั้งสองด้านพร้อมกันและใส่ลงในไฟล์ได้
วางด้านบนเป็นหน้าหนึ่งและด้านล่างเป็นหน้าสอง
อีกอย่าง ถ้าฉันมีข้อความสองหน้า 500
หน้า พอฉันทำเสร็จ ฉันก็จะได้ PDF 1,000 หน้า
และอาจใช้เวลาเพียง 10 หรือ 20 นาทีเท่านั้น
เนื่องจากตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติส่วนใหญ่สามารถอ่านได้ประมาณ
5 ถึง 10 หน้าต่อนาที
ตอนนี้เราได้สแกนเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดแล้ว
และเรามีไฟล์นี้ ไฟล์นั้นไปอยู่ที่ไหน?
มีเพียงสี่แห่งเท่านั้นที่ระบบเหล่านี้มักจะส่งไป
อันแรกจะส่งตรงไปยังฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
หากคุณมีอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นขนาดเล็กที่เชื่อมต่อโดยตรงผ่าน
USB กับคอมพิวเตอร์ที่บ้าน เป็นไปได้ว่าสิ่งนี้กำลังทำงานเมื่อคุณสแกนบางอย่างเข้า
มันจะสแกนแล้ววางไว้บนเดสก์ท็อปของคุณหรือในโฟลเดอร์ไฟล์บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
ในทางกลับกัน หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานและคุณมีอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นบนเครือข่าย
อุปกรณ์มักจะส่งไปยังอีเมล ไปยังโฟลเดอร์
หรือไปยังระบบคลาวด์
อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นเหล่านี้สามารถกำหนดค่าด้วยเซิร์ฟเวอร์
SMTP เพื่อให้สามารถส่งอีเมลด้วยตนเองได้
ดังนั้นเมื่อคุณสแกนเอกสารนั้น
คุณจะต้องป้อนอีเมลของคุณ จากนั้นระบบจะสร้าง
PDF และส่ง PDF นั้นโดยตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณโดยใช้การเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์
SMTP
ตำแหน่งที่สองที่อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นในเครือข่ายเหล่านี้จะส่งไฟล์มักจะไปที่โฟลเดอร์
ตัวอย่างเช่น เมื่อฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายไอทีขององค์กรขนาดใหญ่
เราได้ตั้งค่า MFD เพื่อให้สแกนไปยังโฟลเดอร์
โดยเฉพาะโฟลเดอร์แผนที่สำหรับโฮมไดเร็กตอรี่ของผู้ใช้แต่ละคน
ซึ่งเป็นไดรฟ์ H ของพวกเขา
ไม่ว่าพวกเขาจะเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ขององค์กรเครื่องใด พวกเขาก็จะเชื่อมโยงกับไดรฟ์ H เสมอ
ดังนั้นสิ่งใดๆ ก็ตามที่พวกเขาสแกนก็จะแสดงที่นั่นโดยอัตโนมัติ
ในองค์กรอื่นๆ ฉันเคยเห็นว่ามีที่เดียวในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันของบริษัทซึ่งทุกอย่างจะถูกสแกน
ดังนั้น เมื่อคุณไปและสแกนเอกสารของคุณ
คุณจะต้องป้อนชื่อโดยใช้หน้าจอสัมผัสบนอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน
เช่น "Jason's photocopy" จากนั้นเมื่อคุณสแกนเอกสารนั้น มันจะเข้าไปในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันในโฟลเดอร์ชื่อ สแกน
ข้างใต้นั้นจะมีไฟล์
"Jason's photocopy. จากนั้นฉันจะคัดลอกไปยังเดสก์ท็อปของฉันและลบออกจากไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันของบริษัท
นั่นเป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการสแกนไปยังโฟลเดอร์
โดยปกติแล้ว สิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่เรียกว่าบล็อกข้อความของเซิร์ฟเวอร์หรือ
SMB ซึ่งเป็นเวอร์ชันของการแชร์ไฟล์และการพิมพ์ของ Windows โดยเฉพาะอย่างยิ่ง
การแชร์ไฟล์ในกรณีนี้
สถานที่ที่สาม MFD ในเครือข่ายเหล่านี้สามารถส่งเอกสารได้คือไปยังคลาวด์
MFD ที่ทันสมัยส่วนใหญ่รองรับบริการคลาวด์
เช่น OneDrive ของ Microsoft, Google Drive, Dropbox หรือ
iCloud ของ Apple
เมื่อใช้ตัวเลือกเหล่านี้ หากเครื่องมัลติฟังก์ชั่นของคุณรองรับการสแกนไปยังคลาวด์
คุณจะสามารถตั้งค่างานสแกนของคุณโดยตั้งชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่ง
เช่น โฟลเดอร์นี้ใน Google Drive ของฉัน จากนั้นอุปกรณ์จะสแกน โดยตรงไปยังบริการนั้นสำหรับคุณ
เมื่อพูดถึงสแกนเนอร์ สแกนเนอร์คืออุปกรณ์ถ่ายภาพดิจิทัลที่นำกระดาษแผ่นเรียบมาแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล
หากระบบของคุณรองรับ คุณสามารถใช้การรู้จำอักขระด้วยแสงเพื่อแปลรูปภาพของเอกสารเป็นคำที่สามารถแก้ไขได้ในโปรแกรมประมวลผลคำ
ขึ้นอยู่กับเครื่องสแกนที่คุณมี คุณอาจมีเครื่องสแกนแบบแท่นหรือเครื่องที่มีตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติในตัว
เพื่อให้คุณสแกนเอกสารหลายหน้าได้ง่ายขึ้น
และโปรดจำไว้ว่า เมื่อพูดถึงอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น
คุณสามารถบันทึกงานสแกนเหล่านั้นลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้โดยตรงหากคุณเชื่อมต่อผ่าน
USB หรือคุณสามารถส่งงานสแกนเหล่านั้นไปยังอีเมล ไปยังโฟลเดอร์เครือข่าย
หรือไปยังระบบคลาวด์