WEBVTT

00:00.090 --> 00:01.080
Voice Over: ในบทนี้

00:01.080 --> 00:03.570
เราจะพูดถึงบริการสแกน

00:03.570 --> 00:06.240
ถึงตอนนี้ เราได้พูดคุยเกี่ยวกับเครื่องพิมพ์ไปมากแล้ว

00:06.240 --> 00:07.200
แต่เรายังไม่ได้พูดถึงฟังก์ชันอื่นๆ

00:07.200 --> 00:11.820
ของ MFD เหล่านี้ที่เรียกว่าอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น

00:11.820 --> 00:11.820
และหนึ่งในนั้นที่ใหญ่ที่สุดคือความสามารถในการสแกน

00:11.820 --> 00:17.280
ความสามารถในการสแกนนี้ช่วยให้เครื่องพิมพ์ของคุณสามารถใช้เป็นหลักเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องสแกน

00:17.280 --> 00:20.640
โดยสามารถเปลี่ยนกระดาษจริงเป็นสำเนาดิจิทัลในรูปแบบ PDF หรือรูปแบบอื่นๆ

00:20.640 --> 00:25.080
ซึ่งคุณสามารถจัดการในระบบของคุณได้

00:25.080 --> 00:27.540
นอกจากนี้ อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นจำนวนมากยังมีเครื่องแฟกซ์ในตัว

00:27.540 --> 00:29.970
หากคุณเชื่อมต่ออุปกรณ์ของคุณกับสายโทรศัพท์

00:29.970 --> 00:34.260
เพื่อให้สามารถส่งและรับแฟกซ์ได้

00:34.260 --> 00:36.510
ทุกวันนี้ แฟกซ์ไม่เป็นที่นิยมมากนัก

00:36.510 --> 00:41.160
และแทนที่คนส่วนใหญ่จะสแกนบางอย่างแล้วส่งทางอีเมลแทน

00:41.160 --> 00:42.960
และนี่นำเราไปสู่การใช้เครื่องสแกน

00:42.960 --> 00:51.720
ปัจจุบัน สแกนเนอร์เป็นเพียงอุปกรณ์สร้างภาพดิจิทัลที่ออกแบบมาเพื่อสร้างไฟล์คอมพิวเตอร์จากวัตถุในชีวิตจริง

00:51.720 --> 00:53.490
ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นวัตถุแบนๆ เช่น

00:53.490 --> 00:55.770
กระดาษ ใบเสร็จ รูปถ่าย หรือนามบัตร

00:55.770 --> 00:59.730
ในรูปแบบพื้นฐานที่สุด สแกนเนอร์จะถ่ายภาพสิ่งของนั้นแล้วสร้างเป็น

00:59.730 --> 01:05.430
PDF เพื่อให้คุณสามารถจัดการบนเดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อปของคุณได้

01:05.430 --> 01:07.200
แต่สแกนเนอร์จำนวนมากยังใช้สิ่งที่เรียกว่า

01:07.200 --> 01:10.950
OCR หรือการรู้จำอักขระด้วยแสง

01:10.950 --> 01:13.290
ซอฟต์แวร์ OCR นี้สามารถใช้เพื่อแปลงข้อความที่สแกนเป็นเอกสารดิจิทัล

01:13.290 --> 01:18.990
ซึ่งคุณสามารถจัดการได้โดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

01:18.990 --> 01:22.920
โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพบว่าคุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างมากเมื่อฉันเข้าสู่องค์กรใหม่

01:22.920 --> 01:28.830
และพวกเขามีสำเนาเอกสารเก่าจำนวนมาก แต่ไม่มีเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

01:28.830 --> 01:31.830
ดังนั้นฉันจึงหาต้นฉบับของบันทึกที่เขียนเมื่อห้าปีที่แล้วไม่ได้

01:31.830 --> 01:35.820
แต่ฉันมีแผ่นกระดาษที่มีบันทึกนั้นอยู่

01:35.820 --> 01:38.460
จากนั้นฉันสามารถสแกนและใช้ OCR หรือการรู้จำอักขระด้วยแสง

01:38.460 --> 01:42.360
ฉันสามารถเปลี่ยนกลับเป็นข้อความและจัดการเพื่ออัปเดตบันทึกนั้น

01:42.360 --> 01:47.430
จากนั้นส่งเวอร์ชันที่อัปเดตนั้นไปยังพนักงานปัจจุบันของฉันทุกคน

01:47.430 --> 01:52.200
เมื่อทำงานกับเครื่องสแกน มีสองวิธีพื้นฐานในการรับข้อมูลเข้าสู่เครื่องสแกนนั้น

01:52.200 --> 01:57.150
วิธีการหลักที่เครื่องสแกนทั้งหมดมักจะรองรับเรียกว่าเครื่องสแกนแบบแท่น

01:57.150 --> 01:59.280
เมื่อคุณเปิดด้านบนของเครื่องมัลติฟังก์ชั่น

01:59.280 --> 02:01.620
คุณจะเห็นแผงกระจกขนาดใหญ่

02:01.620 --> 02:03.450
คุณจะวางเอกสารบนนั้น คุณจะปิดฝา

02:03.450 --> 02:08.250
แล้วมันจะสแกนผ่านกระจกนั้นเพื่อแปลงเอกสารนั้นเป็นไฟล์ดิจิทัล

02:08.250 --> 02:14.550
ซึ่งทำงานโดยใช้ระบบของกระจกและไฟเพื่อให้สามารถส่องภาพนั้นและจับภาพนั้นลงบนเลนส์

02:14.550 --> 02:18.270
ซึ่งสามารถแปลงเป็นเลขหนึ่งและเลขศูนย์แทนส่วนประกอบสีแดง เขียว

02:18.270 --> 02:22.500
และน้ำเงินที่แตกต่างกันของภาพนั้น

02:22.500 --> 02:25.140
ตอนนี้ สแกนเนอร์แบบแท่นทำงานได้ดีมากเมื่อคุณต้องสแกนในเอกสารเดียว

02:25.140 --> 02:29.250
หรือโบรชัวร์หนึ่งใบ หรือนามบัตรหนึ่งใบ

02:29.250 --> 02:32.190
แต่ถ้าผมต้องการสแกน 500 หน้าเป็น

02:32.190 --> 02:37.560
PDF ซึ่งผมใช้เวลานานมากในการที่จะต้องวางหน้าแรกลง สแกน

02:37.560 --> 02:39.300
ถอดออก วางหน้าที่สองลง

02:39.300 --> 02:43.050
สแกน ถอด และทำต่อไป 500 เท่า

02:43.050 --> 02:45.240
นั่นคงจะน่าเบื่อมากและใช้เวลานาน

02:45.240 --> 02:48.270
ดังนั้น ฉันชอบใช้ ADF ซึ่งย่อมาจาก

02:48.270 --> 02:54.420
"ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ หากเครื่องมัลติฟังก์ชั่นของคุณรองรับ ADF วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถวางปึกกระดาษไว้ด้านบนของอุปกรณ์

02:54.420 --> 03:04.230
กดปุ่มเพื่อสแกน จากนั้นเครื่องจะป้อนกระดาษทีละแผ่น สแกนและใส่ทั้งหมดลงใน ไฟล์เดียวเช่น PDF สำหรับคุณ

03:04.230 --> 03:09.090
ตามค่าเริ่มต้น ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติส่วนใหญ่จะอ่านเอกสารของคุณเพียงด้านเดียว

03:09.090 --> 03:15.210
แต่เครื่องระดับสูงบางเครื่องที่คุณจะพบในสภาพแวดล้อมสำนักงานจะมี ADF แบบสองด้าน

03:15.210 --> 03:16.800
และนั่นหมายความว่าขณะที่กระดาษกำลังเข้า

03:16.800 --> 03:23.460
ถ้ามีการพิมพ์ทั้งสองด้าน มันก็สามารถอ่านทั้งสองด้านพร้อมกันและใส่ลงในไฟล์ได้

03:23.460 --> 03:27.360
วางด้านบนเป็นหน้าหนึ่งและด้านล่างเป็นหน้าสอง

03:27.360 --> 03:28.920
อีกอย่าง ถ้าฉันมีข้อความสองหน้า 500

03:28.920 --> 03:30.780
หน้า พอฉันทำเสร็จ ฉันก็จะได้ PDF 1,000 หน้า

03:30.780 --> 03:33.930
และอาจใช้เวลาเพียง 10 หรือ 20 นาทีเท่านั้น

03:33.930 --> 03:37.410
เนื่องจากตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติส่วนใหญ่สามารถอ่านได้ประมาณ

03:37.410 --> 03:40.200
5 ถึง 10 หน้าต่อนาที

03:40.200 --> 03:42.300
ตอนนี้เราได้สแกนเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดแล้ว

03:42.300 --> 03:47.850
และเรามีไฟล์นี้ ไฟล์นั้นไปอยู่ที่ไหน?

03:47.850 --> 03:50.940
มีเพียงสี่แห่งเท่านั้นที่ระบบเหล่านี้มักจะส่งไป

03:50.940 --> 03:52.290
อันแรกจะส่งตรงไปยังฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ

03:52.290 --> 03:54.510
หากคุณมีอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นขนาดเล็กที่เชื่อมต่อโดยตรงผ่าน

03:54.510 --> 04:00.360
USB กับคอมพิวเตอร์ที่บ้าน เป็นไปได้ว่าสิ่งนี้กำลังทำงานเมื่อคุณสแกนบางอย่างเข้า

04:00.360 --> 04:05.490
มันจะสแกนแล้ววางไว้บนเดสก์ท็อปของคุณหรือในโฟลเดอร์ไฟล์บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ

04:05.490 --> 04:10.860
ในทางกลับกัน หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานและคุณมีอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นบนเครือข่าย

04:10.860 --> 04:13.080
อุปกรณ์มักจะส่งไปยังอีเมล ไปยังโฟลเดอร์

04:13.080 --> 04:15.750
หรือไปยังระบบคลาวด์

04:15.750 --> 04:18.150
อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นเหล่านี้สามารถกำหนดค่าด้วยเซิร์ฟเวอร์

04:18.150 --> 04:22.950
SMTP เพื่อให้สามารถส่งอีเมลด้วยตนเองได้

04:22.950 --> 04:24.630
ดังนั้นเมื่อคุณสแกนเอกสารนั้น

04:24.630 --> 04:26.700
คุณจะต้องป้อนอีเมลของคุณ จากนั้นระบบจะสร้าง

04:26.700 --> 04:30.270
PDF และส่ง PDF นั้นโดยตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณโดยใช้การเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์

04:30.270 --> 04:31.740
SMTP

04:31.740 --> 04:38.640
ตำแหน่งที่สองที่อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นในเครือข่ายเหล่านี้จะส่งไฟล์มักจะไปที่โฟลเดอร์

04:38.640 --> 04:40.770
ตัวอย่างเช่น เมื่อฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายไอทีขององค์กรขนาดใหญ่

04:40.770 --> 04:43.463
เราได้ตั้งค่า MFD เพื่อให้สแกนไปยังโฟลเดอร์

04:43.463 --> 04:46.020
โดยเฉพาะโฟลเดอร์แผนที่สำหรับโฮมไดเร็กตอรี่ของผู้ใช้แต่ละคน

04:46.020 --> 04:49.380
ซึ่งเป็นไดรฟ์ H ของพวกเขา

04:49.380 --> 04:53.220
ไม่ว่าพวกเขาจะเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ขององค์กรเครื่องใด พวกเขาก็จะเชื่อมโยงกับไดรฟ์ H เสมอ

04:53.220 --> 04:59.040
ดังนั้นสิ่งใดๆ ก็ตามที่พวกเขาสแกนก็จะแสดงที่นั่นโดยอัตโนมัติ

04:59.040 --> 05:05.610
ในองค์กรอื่นๆ ฉันเคยเห็นว่ามีที่เดียวในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันของบริษัทซึ่งทุกอย่างจะถูกสแกน

05:05.610 --> 05:07.110
ดังนั้น เมื่อคุณไปและสแกนเอกสารของคุณ

05:07.110 --> 05:10.380
คุณจะต้องป้อนชื่อโดยใช้หน้าจอสัมผัสบนอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน

05:10.380 --> 05:18.180
เช่น "Jason's photocopy" จากนั้นเมื่อคุณสแกนเอกสารนั้น มันจะเข้าไปในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันในโฟลเดอร์ชื่อ สแกน

05:18.180 --> 05:19.830
ข้างใต้นั้นจะมีไฟล์

05:19.830 --> 05:23.527
"Jason's photocopy. จากนั้นฉันจะคัดลอกไปยังเดสก์ท็อปของฉันและลบออกจากไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันของบริษัท

05:23.527 --> 05:24.930
นั่นเป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการสแกนไปยังโฟลเดอร์

05:24.930 --> 05:26.910
โดยปกติแล้ว สิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่เรียกว่าบล็อกข้อความของเซิร์ฟเวอร์หรือ

05:26.910 --> 05:29.070
SMB ซึ่งเป็นเวอร์ชันของการแชร์ไฟล์และการพิมพ์ของ Windows โดยเฉพาะอย่างยิ่ง

05:29.070 --> 05:33.660
การแชร์ไฟล์ในกรณีนี้

05:33.660 --> 05:38.880
สถานที่ที่สาม MFD ในเครือข่ายเหล่านี้สามารถส่งเอกสารได้คือไปยังคลาวด์

05:38.880 --> 05:41.520
MFD ที่ทันสมัยส่วนใหญ่รองรับบริการคลาวด์

05:41.520 --> 05:44.610
เช่น OneDrive ของ Microsoft, Google Drive, Dropbox หรือ

05:44.610 --> 05:45.780
iCloud ของ Apple

05:45.780 --> 05:48.690
เมื่อใช้ตัวเลือกเหล่านี้ หากเครื่องมัลติฟังก์ชั่นของคุณรองรับการสแกนไปยังคลาวด์

05:48.690 --> 05:55.110
คุณจะสามารถตั้งค่างานสแกนของคุณโดยตั้งชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่ง

05:55.110 --> 06:02.640
เช่น โฟลเดอร์นี้ใน Google Drive ของฉัน จากนั้นอุปกรณ์จะสแกน โดยตรงไปยังบริการนั้นสำหรับคุณ

06:02.640 --> 06:09.930
เมื่อพูดถึงสแกนเนอร์ สแกนเนอร์คืออุปกรณ์ถ่ายภาพดิจิทัลที่นำกระดาษแผ่นเรียบมาแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล

06:09.930 --> 06:17.010
หากระบบของคุณรองรับ คุณสามารถใช้การรู้จำอักขระด้วยแสงเพื่อแปลรูปภาพของเอกสารเป็นคำที่สามารถแก้ไขได้ในโปรแกรมประมวลผลคำ

06:17.010 --> 06:20.910
ขึ้นอยู่กับเครื่องสแกนที่คุณมี คุณอาจมีเครื่องสแกนแบบแท่นหรือเครื่องที่มีตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติในตัว

06:20.910 --> 06:25.830
เพื่อให้คุณสแกนเอกสารหลายหน้าได้ง่ายขึ้น

06:25.830 --> 06:27.540
และโปรดจำไว้ว่า เมื่อพูดถึงอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น

06:27.540 --> 06:30.660
คุณสามารถบันทึกงานสแกนเหล่านั้นลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้โดยตรงหากคุณเชื่อมต่อผ่าน

06:30.660 --> 06:36.900
USB หรือคุณสามารถส่งงานสแกนเหล่านั้นไปยังอีเมล ไปยังโฟลเดอร์เครือข่าย

06:36.900 --> 06:39.360
หรือไปยังระบบคลาวด์